Confira como está o trabalho da Comissão de Cultura e Extensão do ICMC.
Como fica o estereótipo de funcionário público apegado a burocracia, papéis e carimbos em tempos de isolamento e pandemia? Longe dos carimbos, dos papéis e do estereótipo, seguimos trabalhando em casa, respondendo e-mails e, portanto, atendendo pessoas, recebendo relatórios e projetos, fazendo as apreciações, reuniões e despachos, por quê não? O fato de termos o Google Suite institucionalizado e o acesso a ele por meio de e-mail USP e senha única, nos garante várias facilidades.
A Pró-reitoria de Cultura e Extensão Universitária (PRCEU) já estava na vanguarda quando implementou a emissão de certificados digitais para os cursos de extensão há alguns anos. Em 2020 foi a vez de dar adeus aos processos por meio do fluxo digital dos cursos de extensão, no qual os nossos “amarelinhos” deixam de existir fisicamente e passam a tramitar exclusivamente no meio digital. O sistema gera um número de processo automaticamente, então na estrutura USP ele continua existindo, mas recebe um selo verde. As instâncias envolvidas nas aprovações são notificadas por e-mail, inserem seus pareceres após a deliberação das Comissões e tudo é autenticado por meio de senha única. A Comissão de Cultura e Extensão do ICMC (CCEx) já se utiliza amplamente dos recursos do Google Suite antes mesmo do isolamento e do trabalho remoto. O perfil das pessoas que apoiam e presidem a comissão, somado às características e diversidade dos assuntos tratados, favoreceram a utilização da tecnologia e das facilidades disponíveis. A CCEx do ICMC compartilha entre presidência, vice-presidência, pessoal de apoio e secretaria, por meio do drive, todo o planejamento da gestão, orçamento financeiro, cronograma de atividades, projetos inscritos em editais, documentos de gestão de grupos de extensão, pedidos de auxílio financeiro, relatos de reuniões diversas, apresentações da comissão, documentos e assuntos para inserção na pauta da reunião, providências para eventos de cultura e extensão, entre outros. Isso permite a edição em tempo real de documentos, disponibilidade de acessar informações importantes a qualquer momento, pelo celular e em qualquer lugar, possibilitando múltiplas inserções das pessoas autorizadas, além de permitir o armazenamento de informações e documentos em meio digital, minimizando impressões e consequentemente, o uso de papel. E isso tudo separado por assunto e bem organizado. Além disso, já usávamos os formulários para os mais diversos cadastros, inscrições e recebimento de informações, por exemplo:
pedidos de auxílio financeiro
inscrições para a visita monitorada
cadastro e solicitações diversas dos grupos de extensão
seleção de monitores para as feiras de profissões
inscrição de eventos organizados pela CCEx-ICMC
Em consonância com a política de emissão de certificados digitais da PRCEU, o ICMC também adotou a emissão digital dos certificados de eventos e palestras, sejam eles de cultura e extensão, acadêmicos ou científicos. Por meio de um complemento facilmente instalado no Google Planilhas, o participante da atividade recebe o certificado direto no seu e-mail, rápido, fácil, sem impressão e sem precisar comparecer na secretaria do evento para retirar o documento. Mas não é só para o cliente da Comissão que a vida fica mais fácil com os formulários, para os membros e para a secretaria também. Depois de ter definido critérios e uma escala de notas quando pertinente, padronizou-se formulários para análise de pedidos de auxílio financeiro, priorização de projetos em editais, bem como emissão de pareceres para solicitações diversas. O membro da comissão recebe em seu e-mail um arquivo em pdf com os detalhes do que precisa ser analisado e um link para a emissão do parecer. Esse procedimento é feito para assuntos que necessitam de um parecer para embasar a análise e apreciação pela Comissão na reunião, como no caso dos auxílios financeiros ou para assuntos que precisam de análise e parecer de todos os membros, como nos projetos inscritos para os Editais da PRCEU. A secretaria, por sua vez, consegue visualizar todas as respostas, notificar novamente o membro que eventualmente não tenha feito o parecer no prazo desejado, organizar as respostas, classificar (quando necessário) e incluir os assuntos na pauta de forma simplificada e pré-analisada pelos membros. Usualmente os formulários de parecer também possuem campos para comentários, que pode ser preenchido pelo parecerista com questionamentos, recomendação parcial da aprovação ou com justificativas. Com a utilização frequente deste procedimentos, observamos que o tempo de duração da reunião diminui, otimizando a discussão, pois garante que os documentos sejam lidos e analisados previamente pelos membros e o momento da reunião se torna um espaço deliberativo com discussões direcionadas para o esclarecimento de dúvidas e solução consensual dos assuntos da ordem do dia. Assim, juntamente com o Sistema Nereu, que faz o gerenciamento da pauta online e disponibiliza campos para anexar documentos, e o Sistema Apolo, com o fluxo digital dos cursos de extensão, a reunião ocorre quase que integralmente de forma digital, sem papel e sem processos físicos. Mesmo em épocas de isolamento, as demandas e a tramitação dos assuntos continuam (mesmo porque, em algum momento as atividades presenciais serão retomadas e as decisões precisam estar acertadas) e com isso, faz-se necessária a realização de reuniões, ainda que seja a distância. Para isso, estamos utilizando amplamente o Google Meet.
Reunião online da CCEX
E lá estávamos todos nós presentes e conectados, apreciando os assuntos da pauta e discutindo os encaminhamentos em uma reunião que durou um pouco mais de uma hora. Aprovamos cursos de extensão, relatórios e planejamento dos grupos, priorizamos os projetos inscritos no edital do USP/FUSP/Santander, além de atualizar a todos sobre as atividades de extensão nesse período de pandemia e novas datas de atividades presenciais. É possível gravar a reunião e salvar o texto do chat, que se torna um meio de discussão e votação que fica registrado e auxilia a secretaria a emitir a ata da reunião.
Esse período de isolamento vai passar, as atividades presenciais retornarão e alguns documentos certamente terão que ser impressos, assinados e carimbados para continuar a tramitação ou mesmo para constar em arquivo. Ainda que não possamos viver num mundo completamente sem papel, eu desejo que o aprendizado e a utilização da tecnologia que estamos experimentando nesse período permaneçam e evoluam.
Quanto do nosso trabalho pode ser simplificado e continuar atendendo as normas que constam em nossos regimentos? Quantas reuniões podem ser realizadas a distância, economizando assim tempo dos participantes e deslocamento, especialmente em se tratando da localização dos vários campi da USP? Quais serviços podemos oferecer ao nosso usuário, seja ele nosso colega de trabalho, aluno ou comunidade em geral, que pode ser solicitado e enviado por meio eletrônico? Atender de forma remota é também atendimento? Pode ser considerado sinônimo de qualidade e eficiência? Por que ainda somos tão dependentes do atendimento presencial?
As filas e aglomerações nas agências da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal que estamos vendo nos dias atuais para a regularização de cadastros para o Auxílio Emergencial nos dão uma ideia de como isso pode ser explorado, melhorado e amplamente utilizado no serviço público. Não só para melhorar e proteger a vida de quem trabalha, mas principalmente para melhorar, proteger e facilitar a vida de quem solicita.
Certamente não temos respostas para todas essas perguntas e algumas práticas precisam de adequações na legislação para serem amplamente utilizadas, mas a reflexão sobre o atendimento a distância, digital, de forma segura e eficiente não pode e não deve passar despercebida pelos nossos gestores públicos, é hora de inovar e se reinventar na burocracia também.